Управление информацией по договору

Для сотрудников какого отдела предназначен модуль «Управление договорами»?

Модуль «Управления договорами» является ключевым модулем в системе, так как в данном модуле централизуется вся информация о сроках, суммах, участниках, этапах исполнения, субподрядчиках и т.д. В первую очередь этот модуль предназначен для высшего руководства предприятия. Обычно информацией в этом модуле управляют и контролируют сотрудники Производственно-технического отдела.

Как зарегистрировать новый договор в программе?

Регистрация договора осуществляется в модуле «Управления договорами». Для создания новой записи в списке действующих договоров необходимо нажать кнопку «+Новый договор».

Какие действия необходимо произвести после регистрации договора?

После регистрации договора следует загрузить в программу все исходные документы (договор, спецификации, приложения и т.д.) в раздел «Документы по проекту», заполнить формы «Доходная часть: Продукция и услуги по договору», «Расходная часть: Бюджет ресурсов», выдать задания на проектное бюро и завод металлоконструкций. В модуле «Завод металлоконструкций» добавить металлопрокат по КМ в разделе «Металл» форме «Ведомость расхода металла» для резервирования складских остатков и формирования заявки в отдел снабжения на дефицитные позиции. В случае начала работы сразу от КМД, то необходимо произвести его добавление в раздел «КМД» далее «Импорт» или «КМД-Просмотр» (для ручного ввода).

Как посмотреть продукцию и услуги, входящие в договор?

Перечень услуг и продукции в количестве и ценах можно посмотреть в модуле «Управление договорами» форма «Доходная часть: Продукция и услуги по договору».

Как посмотреть сам договор и всю связанную с данным договором документацию?

Договор и связанные с ним документы, загруженные в систему, можно посмотреть в разделе «Документы по проекту». Документы, сформированные в системе в процессе исполнения договора, автоматически подтягиваются к соответствующим разделам проекта.

Можно ли составить бюджет ресурсов?

В системе предусмотрена возможность формировать «Бюджет ресурсов». В дальнейшем, можно контролировать исполнения данного бюджета на уровне формирования заявок на закупку, исходящих платежей и фактически израсходованных ресурсов.

Существует ли возможность формирования заявок в отдел снабжения из заранее сформированного бюджета?

Системой предусмотрено формирование заявок на закупку ресурсов на основании сформированного бюджета. Из бюджета можно сформировать заявку на закупку как части продукции, так и на весь объем.

Как посмотреть статус всех ресурсов по сформированным в отдел снабжения заявкам?

Статус всех заявок можно посмотреть в разделе «Кабинет» далее «Наряд-заказы». Статус всех ресурсов, входящих в наряд-заказы, можно посмотреть в разделе «Кабинет» далее «Наряд-заказы» и в выпадающем меню «Наряд-заказы» выбрать «Лимитно-заборная ведомость». В разделе «Лимитно-заборная ведомость» имеется вся информация по всем заказанным ресурсам, находящимся в стадии «В работе», «Заказанные», «Поступившее», «Отмененные».

Если договор разбит на этапы реализации, то можно ли это отразить при регистрации проекта?

Если договор разбит на этапы, то эти этапы возможно отразить в системе с последующим контролем их реализации. В модуле «Управление договорами», информацию об этапах договора необходимо вводить через функцию «Этапы договора». Вся информация по этапам договора будет консолидироваться в разделе «Продукция и услуги по договору» с привязкой продукции и услуг к определенным этапам исполнения.

Если к договору поступили согласованные с заказчиком изменения, как их отразить в программе?

Если поступили согласованные с Заказчиком изменения, то для отражения в системе необходимо выполнить следующие действия:

  • Сохранить копии документов в разделе «Документы по проекту».
  • Сформировать сообщение участникам исполнения договора в закладке «Технический отчет» с кратким описанием сути изменения договора.
  • Внести уточнения в раздел «Продукция и услуги по договору».

Как сформировать и выдать задание сотруднику производственно-технического отдела в конструкторский отдел?

Для выдачи сотрудником ПТО задания в конструкторский отдел на разработку разделов проектной документации необходимо:

 – в модуле Управление договорами в разделе «Задания в работе» напротив «Проектное бюро» нажать кнопку СОЗДАТЬ;

– система откроет форму задания на выполнение проектных работ. По окончанию внесения данных, данное задание отразится в модуле «Проектное бюро» и поступит уведомление начальнику отдела.

Как сформировать и выдать задание сотруднику производственно-технического отдела в производственный отдел?

Задание сотруднику производственного отдела можно выдать несколькими путями в зависимости от сути и важности задания:

 -сформировать наряд-задание в закладке «Наряд-заказы»;

– сформировать служебное письмо в разделе «Документы по проекту», выполнить его подписание посредством цифровой подписи в системе электронного документооборота с указанием исполнителя данного письма сотрудника производственного отдела;

– сформировать сообщение или задание через Рабочий кабинет;

 -сформировать сообщение или задание через Технический отчет.

Как ведется учет субподрядных работ?

Учет субподрядных работ ведется в модуле «Субподряд». Характер учета планируемых и выполненных объемов субподрядными организациями аналогичен учету по основному договору в модуле «Управление договорами», но ведется в более упрощенном виде.

Как посмотреть перечень и информацию по всем сформированным заданиям сотрудником производственно-технического отдела на смежные отделы в рамках определенного проекта?

Перечень всех сформированных заданий инженером проекта приводится на странице «Проект» модуля «Управление договорами».

Задания в отдел снабжения:

 – кнопка «Наряд-заказы» или «Лимитно-заборная ведомость» внутри проекта в модуле «Управление договорами» или в личном кабинете в разделе «Наряд-заказы»;

Задания на производство металлоконструкций:

– Разделы «Задания в работе» и «Выполненные задания» группа «Завод металлоконструкций» на странице «Проект» модуля «Управление договорами»;

Задания на проектирование:

– Разделы «Задания в работе» и «Выполненные задания» группа «Проектное бюро» на странице «Проект» модуля «Управление договорами»;

Задания на выполнение субподрядных работ:

– Разделы «Задания в работе» и «Выполненные задания» группа «Субподряд» на странице «Проект» модуля «Управление договорами».

Если с заказчиком подписали дополнительное соглашение на дополнительный объем продукции, как данную информацию отразить в программе? Можно ли разделить объем продукции по основному договору и по дополнительным соглашениям?

Если заказчик подписал Дополнительное соглашение к договору, то в системе необходимо выполнить следующие действия:

  • Сохранить копию документа в закладке Документы по проекту.
  • Сформировать сообщение участникам исполнения договора в закладке «Технический отчет» с кратким описанием изменений.
  • Внести уточнения в раздел «Продукция и услуги по договору».

 При необходимости, выдать дополнительные задания на проектное бюро и завод металлоконструкций или внести корректировки в ранее выданные задания.